Felles biblioteksystem

Hva?

Rogaland fylkeskommune har invitert kommunene til en felles anskaffelse av nytt biblioteksystem for folke- og skolebibliotek i Rogaland. 

Bakgrunn:  De fleste av våre kommuner sitter i dag med biblioteksystemer som ble anskaffet rett før år 2000, mange har ikke hatt systemet på anbud siden den gang. Systemene bærer preg av gammeldagse løsninger, samt dårlig eller ingen integrering mot hverandre eller eksterne systemer.

Våren 2018 gikk Stavanger kommune til innkjøp av felles biblioteksystem sammen med Bergen, Kristiansand og Trondheim. Rogaland fylkeskommune vil bruke dette samarbeidet, som omfatter både folke- og skolebibliotek i de fire kommunene, som mal for et felles innkjøp for resten av vårt fylke. Stavanger bibliotek bistår i planlegging og gjennomføring av anskaffelsen.

Hvorfor?

Hvilke problemer ser vi for oss at anskaffelsens skal løse for bibliotekene i Rogaland? 

Kvalitetssikre og forenkle anskaffelsesprosessen

  • Det er 20 år siden de fleste av våre kommuner hadde sine biblioteksystem på anbud. Gjennom et felles innkjøp vil fylkeskommunen garantere for kvaliteten/kompetansen i selve anskaffelsesprosessen, og for oppfølging av innkjøpet i etterkant. Nasjonalt regelverk knyttet til for eksempel personvern (GDPR) og universell utforming ivaretas sentralt. Kommunen (eller skolen og biblioteket) slipper å sitte med bestillerkompetanse på biblioteksystem, og fylkeskommunen tar ansvar for at reglene om offentlige anskaffelser følges.

    Samordnet innkjøp av innkjøp av systemer og tjenester  er en anbefalt løsning i  blant annet St. meld 27 (2015-2016): Digital agenda for Norge. 

  • Større forhandlingsmuligheter overfor leverandør, både på pris og kvalitet.

Bedre biblioteksystem(er)

Biblioteksystemet håndterer all logistikk knyttet til bokinnkjøp, utlån, reserveringer, innlån fra andre bibliotek, låneregister og regninger. Biblioteksystemene har stor påvirkning på hvordan ressursene brukes i hverdagen og hvilke tjenester biblioteket kan tilby sine brukere. Dagens systemer fungerer mye som lukkede bokhyller gjorde på slutten av 1800-tallet: de forutsetter at brukeren kjenner bibliotektilbudet fra før, og vet hva hen leter etter. Et nytt, felles biblioteksystem skal gi bedre publikumstjenester og en mer effektiv arbeidshverdag for de ansatte.

Vi trenger:

  • Systemer som gjør bibliotekene synlige og relevante for moderne brukere
  • Systemer som støtter den litteraturformidlingen bibliotekene allerede driver med, og som hjelper oss å formidle digitale tilbud som eBokbib, Pressreader og Nasjonalbibliotekets tjenester
  • Systemer som er interaktive, gir mulighet for å dele egne opplevelser og lesing, lage egne huskelister osv
  • Systemer som gjør det lett for brukerne å ha oversikt over sin egen bibliotekbruk
  • Systemer som er fleksible, som snakker med andre systemer og som lett kan tilpasses nye behov

Gevinsten ved et nytt, felles system vil være:

  • Et effektivt og intuitivt brukergrensesnitt både for brukere og ansatte.
  • Full integrasjon med alle nasjonale tjenester og relevante offentlige felleskomponenter som Min side. Gode API-er for utveksling av informasjon.
  • Integrasjon av digitale ressurser, det vil si et felles grensesnitt og søk som omfatter papirbøker, e-bøker, avistjenester, digitale oppslagsverk, osv.
  • Nye muligheter for mobilitet, slik at både lånere og ansatte har tilgang til systemet når som helst og hvor som helst på mobile enheter (telefon, iPad)
  • Gjenbruk og kvalitetssikring av metadata.
  • Mulighet for nye samarbeidsformer og felles prosjekt på tvers av kommunegrensene.
  • Mindre rutinearbeid, frigjøring av tid til formidling og veiledning. Denne gevinsten vil være større jo mindre biblioteket er. Skolebibliotekene i grunnskolen er i snitt bemannet 3,6 timer per uke, og det er mye å vinne på å forenkle og unngå unødvendige arbeidsoppgaver

For skolen vil det i tillegg være en gevinst i

  • Bedre tjenester til elever, lærere og foresatte ved at systemet kan integreres med den digitale læringsplattformen. Elevene skal kunne bruke Feide-passord til å låne bøker eller sjekke sine egne lån, og foresatte skal kunne registrere egne barn via Min side og få oversikt over barnas lån og varsel før forfall.
  • Effektiv håndtering av lærebokutlån

 

Gjenbruk av data: Én bok, én registrering!

Gjenbruk av metadata er et grunnleggende krav når vi legger nytt og felles biblioteksystem ut på anbud. Ved å etablere en felles metadatabrønn/bokbase/katalog som de ulike biblioteksystemene sømløst kan knyttes opp mot, ser vi for oss at vi kan ha ulike systemleverandører, men likevel opplevelsen av å jobbe i felles, nasjonalt biblioteksystem. 

Hvordan?

Vi ønsker oss et nasjonalt biblioteksystem, og samtidig ønsker vi oss flere systemleverandører og konkurranse i markedet, ikke monopol. Vi tror at vi kan få begge deler!

De grunnleggende komponentene i et nasjonalt biblioteksystem vil være nasjonalt lånerregister og en felles metadatabrønn / bokbase. Nasjonal metadatabrønn er noe vi ønsker oss. På nåværende tidspunkt er felles metadatabrønn kun et lokalt initiativ hos de fire storbybibliotekene, Stavanger, Bergen, Trondheim og Kristiansand..

Illustrasjon felles biblioteksystemFor å kunne bruke disse og andre fellesløsninger fullt ut, må biblioteksystem i norske folke- og skolebibliotek være åpne for integrasjon. Som kunder kan vi påvirke dette gjennom å stille krav om åpne API’er og åpne standarder for datautveksling når vi legger biblioteksystemene våre ut på anbud. Vi må ha noen grunnleggende krav som er felles for alle, og dette er bakgrunnen for at bibliotekene i Rogaland nå bygger videre på storbybibliotekenes kravspesifikasjon. Vi oppfordrer andre bibliotek som skal kjøpe inn nye biblioteksystem til å gjøre det samme!

På linken nedenfor finner du vår kravspesifikasjon slik den ser ut per 20. november 2018. Den er nå ute på høring, med frist 15. desember. Kommunene i Rogaland og potensielle leverandører er spesielt invitert, men vi tar gjerne imot innspill fra andre hold, også. 

1 – Kravspesifikasjon_felles_biblioteksystem_20112018

Framdriftsplan

På høring, frist 15. desember

  • 21. november 2018: dialogmøte med aktuelle leverandører, Sandnes bibliotek
  • 15. desember 2018: kommunenes frist for å melde seg som part i anbudet
    Frist for innspill til kravspesifikasjon og framdriftsplan
  • 7. januar 2019: konkurransegrunnlaget sendes på høring til deltakerkommunene
  • 14. januar 2019: kommunenes frist for godkjenning av konkurransegrunnlaget
  • 1. februar 2019: kunngjøring av anbud
  • Mars/april 2019: evaluering
  • Mai 2019: meddelelse konkurranseresultat, signering av kontrakt

Felles biblioteksystem, dialogmøte 21.11.2018

21. november arrangerte Rogaland fylkesbibliotek og prosjektgruppa for felles innkjøp av nytt biblioteksystem i Rogaland et åpent dialogmøte med mulige leverandører i Sandnes bibliotek. Takk til Biblioteksystemer, Axiell, Systematic og Libriotech for interessante...

Felles biblioteksystem i Rogaland

Rogaland fylkeskommune inviterer alle kommunene i fylket til å delta i et felles anbud for nytt biblioteksystem. Biblioteksystemet er navet i bibliotekenes daglige drift, og målet med felles biblioteksystem er å kvalitetssikre bibliotektilbudet til publikum, gi bedre digitale tjenester og legge til rette for utvikling av nye tjenester pålagt i Bibliotekloven. Innkjøpet kan omfatte både folkebibliotek og bibliotek i grunnskolen, samt skolebibliotekene i fylkeskommunens videregående skoler.   

Translate »